「欸，我發現你工作效率很高耶！你好像都可以做很多事情」身邊的朋友常常會問我。
記得第一次被問到的時候，我沒有意識到這件事情。心想：阿不是就這樣做事情嗎？我有比較高嗎？後來，再認真地思考這個問題，覺得應該有這幾個原因：1. 我的電腦的效能比較高 2. 打字比較快 3. 我喜歡用工具（類似evernote雲端筆記）
原來，善用快捷鍵是關鍵之一
直到週末參加了一個《十倍速簡報製作》的講座後，才發現善用快捷鍵，也是一個重要的關鍵。
週末去參加了一個由BeForAfter簡報小聚和微軟Office365一起舉辦的講座，邀請到500大企業唯一指定的簡報原則講師—韓明文，來跟我們分享《十倍速簡報製作》，白話一點的意思就是：怎樣花少少的時間做美美的簡報，讓我們有更多時間構思簡報的內容。
在短短一個小時的講座，老師用十個觀念，達到十倍奉還。所謂「十倍奉還」的概念，就是今天花一小時學習，那在往後一年內，我們一定可以節省十小時以上。
一開始，老師就問了一個問題：「什麼東西是最貴的？」有人說解決問題能力，有人說智慧、思考、情感、時間，各種不同的答案都有。但最後，其實是回歸到「時間」。因為有更多的時間，才能做更多事情。
就像最近在evernote官方部落格看到的一篇文章，就提到這段：
「從秦始皇時代就有記載，人們在尋找長生不老之藥，仔細去想，我們到底為何想長生不老？不就冀望有更多的時間做自己想要做的事嗎？所以『想要有更多的時間』才是最深的渴望。以今天的角度來看，我們其實可以借助科技工具來更有效率做事，省時間，等於獲得更多時間！」
以下就簡單分享這十個觀念：
十倍速簡報製作的十個觀念
一、建議組合：Windows+Power Point (Office365)
若要達到高效簡報製作，一定要在Windows系統底下運行Power Point（或是Office365更好），原因是：很多功能，在Mac版本的Power Point無法使用。所以，建議使用mac的同學，可以安裝Boot Camp或Parallels
二、Office365創新功能：轉化式的轉場效果、設計構想
在Office365的版本裡，增加了新的轉場效果。在頁面的切換上，可以有高達500個物件移動。另外，設計構想的功能，可以推薦你更多的圖片排版，讓簡報畫面更具美感。（聽到這，我心想這不都是keynote很久以前就有的功能嗎？不過現在微軟有了，也是不錯）
三、當個鍵民
把使用滑鼠的動作，改成鍵盤的操作。也就是，盡量用鍵盤啟動，而不是滑鼠滑動。老師就說：「簡報不是比賽誰滑鼠滑得快，而是比誰鍵盤按的快。」所以，如果可以的話，應該使用鍵盤來啟動80-90%的動作。
四、學習Ctrl鍵+A~Z
你知道Ctrl鍵+A~Z，分別代表什麼嗎？若要使用鍵盤啟動，那最基本的Ctrl+26個英文字母要先掌握。老師個人就掌握了140-150個快捷鍵。
五、別把老鷹當小雞
Power Point的快速存取工具（也就是視窗最上面那一條高度不到一公分的空白帶）就像老鷹一樣重要，但卻常常被忽略掉。
在這上面，可以制定很多快捷鍵。將一些深層或常用的功能放在這裡，類似捷徑的概念。透過鍵盤按鍵ALT，去啟動這些功能，不只穩定性高，一年可以節省20-30小時。
這樣講可能不太清楚，老師就示範兩個例子：（實際方式參考老師部落格的示範，很清楚）
例子一：修改字型
平時修改字型，需要先選取文字，到常用視窗，再點選字型大小空格，輸入大小。但若是透過快速存取工具，只需要一個鍵盤啟動，再輸入字型大小就可以了。
例子二
若今天要把三個物件排列整齊（要在同一個水平線上，而且平均分散對齊），需要做10個滑鼠動作。但透過快速存取工具，只需要2個鍵盤動作。原本可能需要30秒，變成只需要1秒鐘。
六、資料穢土轉身
讓死的資料，再度復活。像是，將一些紙本或是圖片檔裡面的文字和圖表復活，變成可變動、可調整的。這狀況有可能像是朋友傳來一個螢幕擷取的圖片，而這圖片是一段文字。你在做簡報時，需要使用那些文字、要變換字型、字體大小等。
可以透過兩個工具達到：利用one note圖片裡的文字轉成可變動文字；利用Plot Digitizer可以圖片上的圖片，變成可變動圖表。
在這裡就不詳述步驟，可以youtube搜尋關鍵詞，找到相關影片。
七、簡報製作無極限（線條、圖形）
簡報製作常常牽涉到線條和圖形，像是畫流程圖等等，當中會有很多重複性的動作，例如畫很框框、畫線條。透過一些小技巧，可以讓這件事情更快速地做到。
八、高效率位置互換位置
利用水平翻轉的功能，快速地將四個物件DCBA，排列成ABCD。方法可參考老師fb介紹：https://goo.gl/T87yHX
九、批次圖形處理
利用設計構想，推薦的圖片版面配置功能，一次將所有圖片裁切成想要的樣子。之後，再利用反向選取的方法將不要的物件去除。
*反向選取方法的概念：先選取不要需要的物件，再選取全部，就可以快速的選取出需要的物件
十、忘記
最後一個觀念就是忘記，當你能忘記動作的方法，就代表這個動作變成反射動作了，就也不用記了！
提升效率，將複雜動作簡單化
聽完這堂課，最大的感想就是：要提高效率，就是要想辦法節省時間。而要節省時間，除了時間管理和善用工具外，就是盡可能平時作業上，複雜的動作簡單化。
這概念讓我想到我們家一修對於工廠製程效率提升（也就是產能提升）的執著。他常常看著工廠的作業，思考著怎麼讓這個動作變得更快。記得之前他就會跟我分享：「別小看一個動作的改善，雖然這只差不到1秒鐘。但你想想，若這動作，每天重複上千次，一年下來，五年下來，它的差別有多大。」
改變習慣，改變大腦思維
要提高效率，就要改變大腦思維，改變一些習慣。意思是說：如果一個人，手機打字永遠用手寫的方式，那他永遠就是手寫的速度。如果他今天學了鍵盤打字，那之後就會是鍵盤打字速度。
有一句很經典的話這樣說的：「我們不可能用相同的自己，得到不同的未來。」所以，縱是一開始背鍵盤，會讓打字速度變慢。但是，改變，就是多強迫自己一點點。慢慢習慣成自然，也就養成習慣，效率也就提高了！
加班，就是效率低
所以，我常常提醒自己，不要老是跟別人說：我很忙，我事情很多，都做不完。其實，都不是事情多，而是自己效率不夠高。應該想辦法在有限的時間，完成該做的事情。
有時候，也是蠻慶幸公司非常不鼓勵加班，因為老闆有個想法：要加班，就代表你效率不夠高。因為不太能加班的關係，讓我必須要想盡辦法在時間內完成該做的事情，同時也學著提升做事的效率和時間管理能力。
備註：
- BeForAfter簡報小聚：台灣首個簡報溝通主題社群，專為職場人士提供簡報溝通相關的資訊與專欄文章
- 韓明文老師：每年提供500大企業200場教育訓練課程。包括：簡報製作原則、邏輯性簡報建構、商業簡報KPI、簡報整合技巧、STP技術性簡報法、商業圖表活用術、商業圖解技巧…等
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