如果你曾經單打獨鬥一人完成一個專案，又有與別人合作經驗的話，一定不難發現：有些事情自己來最快！一旦牽扯到與他人合作，過程中就需要大量的溝通，而如果是多人合作的話，就需要更多溝通。一來一往的互動，就會消耗許多時間在溝通上。
但是，除非你是個人工作室或是一人部門，要不然一定會有許多需要和別人團隊合作的機會。與其抱怨別人做出來的東西都不是自己要的，需要再三解釋很麻煩。不如想想怎麼把自己的想法傳達的更明確，好讓別人能清楚地掌握你的想法。
團隊溝通困難在於說得不夠清楚
工作三年多，從一開始只有自己一人完成大部分的事情，到現在需要與同事合作。過程中就會發現，團隊合作之所以需要很多溝通，是因為每個人表達與接收訊息的能力不一樣，有時候是講得不清楚，有時候則是聽的人不懂。
那該怎麼辦呢？把想法寫出來或畫出來吧！
我們總經理常講一句話：說簡單，寫困難，做更難。說永遠是最容易，也最是不清楚的。畢竟，人大多是視覺導向的，沒有畫面感，真的會比較難接收訊息。這個我有親身經歷。還記得剛開始跟別人合作時，我多是用說的，自以為表達很清楚。後來同事把工作完成後，才發現不如我意。
之後慢慢改進，學著用文字把想法寫清楚，用圖像、照片把想要呈現的感覺表示出來。我會透過免費的溝通協作工具，把這些資料整理起來，並且共用給我同事，我們可以同時在上面編輯、修改、評論與留言。這大力地提升了我們的溝通效率。
接下來，我想分享這三個工具，以及我認為它們帶給我幫助的地方。
三個我常用的免費溝通協作工具
1.Google文件：線上版word，可共同編輯、修改、指派工作及討論
每當有一個新的行銷規劃時，我就會開一份google文件，從規劃、推廣策略、內容、執行方法、工作項目等想法都寫在上面。好處是可以直接把這份資料都給同事，在簡單口頭說明，讓溝通更有效率。另外，也讓我再一次釐清自己的想法。有時候用想的以為很清楚了，寫出來才知道還有許多模糊的地方。
Google文件從大學就開始用，從一開始只有一些陽春的功能，到現在幾乎可以取代word（除非是別人傳word檔案給我，不然幾乎沒在開word了）真心覺得裡面
除了共用編輯的功能，以下列出我覺得好用的功能：
- 文件大綱：類似目錄的功能。清楚區分出每個項目，直接點選跳至該區。
- 插入評論：直接在文件上與同事討論。可以在任何地方插入評論，留言並指派工作給同事
- 建議編輯：跟word一樣的。寫的文章或英文翻譯需要請別人修改時可善用這個功能
更多關於google文件的教學，可以參考電腦玩物的教學文章
2.Xmind：心智圖，完整呈現專案的整體架構
這是一個可以用來繪製心智圖、架構圖或流程圖的工具，也是可以線上共同編輯的。我從大學就開始用Xmind，它能夠使用的範圍很廣，像是組織架構、工作流程、資料檔案夾整理等，都可以透過這個工具，快速的繪製出來。
像我在做培訓資料時，就使用它來畫公司整個產品線的架構，讓新員工能快速地初步了解公司所所有產品。還有像是業務接單流程，也可以讓業務了解與客人接洽的每一個步驟和環節。
使用這個工具的好處，除了讓自己把整個專案的架構思考的更清楚之外，還可以很快速的讓團隊成員或老闆，了解整個專案的樣貌。非常有助於溝通。
另外，它在繪製上也很容易上手，下面列出我覺得好用（喜歡）的功能：
- 只需專注在內容和架構，軟體自動幫你排版
- 可以輕易地修改每一個階層的位置和內容
- 可以畫出各個項目的關聯，幫助溝通
3.Moqups：快速地畫出網頁設計、任何設計的模擬圖
（photo via here）
這是最近要規劃新網站的設計時發現的。Moqups是一個線上的線框圖繪製工具，內建許多網頁設計的物件，可以快速地畫出網頁的線稿，讓網站架設公司清楚我希望網站呈現的樣子、排版和功能。好處是可以快速地畫出，若有修改也可以即時同步。
之所以會用到這個工具，也是因為一開始用文字表達與實際做出來的樣子有所落差，才決定直接把模擬圖畫出來，讓網站公司的人更清楚我的想法。除了降低溝通的困難，也減少來回的修改。畢竟，每個人對於設計排版的喜好不同，我以為的樣子，不見得製作的人也這樣想。
所以，若是要開始企劃一個網站或app，可以使用moqups先畫出想要的樣子和功能，再直接拿這個模擬圖與團隊成員溝通，可以大大提升效率。
這個工具不難上手，就是拖拉物件而已。詳細教學可以參考梅干的介紹，或是直接到moqups網站，實際玩玩看。
以上分享的三個溝通協作軟體，不論是以文字為主的google文件、呈現完整架構的Xmind或是可以快速畫出模擬圖的Moqups，都能幫助我完整表達想法，並與團隊的其他成員共同協作編輯。同時具備團隊溝通的功用，還可以直接拿這份檔案跟老闆報告。不只讓我工作效率提高，也增進了團隊的合作效率！
不過啊，雖然善用工具有助於團隊合作，但最重要的還是成員們有共同的理念，能夠認同彼此的想法，而且有認真積極向上的態度，一起努力。這些才是順利完成工作的關鍵。
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